Mijn PVDM

Bewaren van documenten en digitalisering

Gepubliceerd op 04-05-2020 door Nick Verheyden

Een boekhouding voeren brengt een hoop administratie met zich mee, waaronder het bewaren van documenten. De wetgever bepaalt niet enkel welke documenten er bewaard moeten worden, maar ook de wijze waarop en de termijnen ervan. Mits voor een boekhouding de technologische vooruitgang eveneens niet stilstaat, heeft de wetgever ook voorzien in enkele regels omtrent digitale boekhoudingen.

Bewaringsplicht
De wetgever legt enkele bewaringsverplichtingen op voor boekhoudingen. Zo moeten volgende documenten in een boekhouding minstens bewaard worden:

  • wettelijke boeken (centraal boek, hulpdagboeken en inventarisdagboek);
  • verantwoordingsstukken (facturen, rekening uittreksels, …);
  • Interne documenten;
  • Andere documenten die noodzakelijk zijn om de inkomsten te bepalen (offertes, bonnetjes, …)

Deze documenten dienen voor een bepaalde periode bijgehouden te worden. In principe dient een onderneming al haar stukken te bewaren gedurende 7 jaren die volgen op de belastbare periode waarop ze betrekking hebben, behoudens enkele uitzonderingen. Voor de interne documenten dient een onderneming haar stukken slechts voor 3 jaar te bewaren. In geval van rechtszaken e.d. kunnen deze wettelijke minimumtermijn echter verlengd worden.

Een van de uitzonderingen is opgenomen in het btw-wetboek, dat stelt dat de stukken van investeringen waarbij de herzieningstermijn van toepassing is, voor de gehele termijn bewaard moeten worden. Dit kan 5, 15 of 25 jaar zijn, afhankelijk van het soort investering. Een andere uitzondering is vennootschapsrechtelijk, mits er in het WVV geen bepalingen omtrent bewaartermijnen worden opgenomen. Vennootschapsrechtelijk dienen deze documenten aldus bewaard worden zolang de vennootschap bestaat. Ook na vereffening dienen de boeken en bescheiden nog 5 jaar bewaard te worden.

De wetgever legt eveneens op waar u uw stukken dient te bewaren. De boekhouding moet in principe bijgehouden worden op de maatschappelijke zetel van de onderneming in België. Voor digitale boekhoudingen is het echter ook toegestaan om de boekhouding in het buitenland te bewaren, op voorwaarde dat op de maatschappelijke zetel in België er voor de onderneming gedurende de bewaringstermijn een online toegang is tot al haar documenten en boeken.

Bewaringsplicht in het digitale tijdperk
Omdat de technologische vooruitgang niet stilstaat, heeft de wetgever sinds 2005 beslist dat een onderneming haar boekhouding digitaal mag voeren, op voorwaarde dat de authenticiteit, de integriteit en de leesbaarheid van de documenten kan aangetoond worden. Net zoals bij een papieren boekhouding dient de elektronische boekhouding te voldoen aan de boekhoudprincipes. De documenten moeten eveneens zonder veel problemen kunnen voorgelegd worden bij een controle.

Als aan voorheen vermelde voorwaarden wordt voldaan, is er volgens de FOD Financiën geen bezwaar tegen de vernietiging van de papieren versie van een document, van zodra de digitale versie verwerkt zit in een digitaal archief, welke minstens de wettelijk bepaalde bewaartermijnen respecteert.

Afhankelijk van het soort document legt de wetgever wel op dat sommige documenten origineel bewaard moeten worden. Zo dienen de wettelijke boeken ten allen tijde in originele vorm beschikbaar zijn. Indien er een digitale boekhouding gevoerd wordt, dient deze gedurende de gehele bewaringstermijn beschikbaar zijn in originele staat.

Inzake directe belastingen legt de wetgever eveneens op dat de documenten die nodig zijn om de belastbare inkomsten te bepalen, in originele vorm moeten bewaard worden. Er wordt echter voorzien in enkele uitzonderingen, waaronder voor papieren facturen die ingescand worden. In dit geval dienen de originele papieren facturen nog minstens één maand bewaard worden nadat de facturen werden ingescand.

 

Boekhoudkantoor PVDM
Guido Gezellelaan 21, 2980 Zoersel
Kremerslei 53, 2570 Duffel

BTW. 0668.387.012
BIBF. 70503236

T. 03 384 11 28
info@boekhoudkantoorpvdm.be

Inspiratie in uw mailbox?

Shtick was here.